Ten sam numer faktury. Tylko rok wcześniej.
Skan faktury związał się z dokumentem od tego samego kontrahenta, o tym samym numerze, wystawionym rok wcześniej. Numer okazał się tożsamością dopiero razem z datą.
Gdy do obiegu trafia papierowa faktura ze skanu, aplikacja szuka jej odpowiednika w Comarch ERP XL: faktury zakupu od tego samego kontrahenta, z tym samym numerem obcym, czyli numerem nadanym przez wystawcę. Reguła prosta i rozsądna. Kontrahent plus numer powinny wskazywać jedną fakturę.
Nie wskazują. Wyszło to trochę przewrotnie. Przeglądając logi w poszukiwaniu błędu ze źle składanym numerem dokumentu, znaleźliśmy powiązanie, które się nie zgadzało: skan z października związał się z fakturą z zeszłego roku. Ten sam kontrahent, ten sam numer, zupełnie inny dokument. Bez tamtego błędu pewnie w ogóle nie zwróciłbym na to uwagi. Wystarczy, że dostawca nie ma roku w numerze albo co roku zaczyna numerację od nowa, i ten sam numer wraca jak data w kalendarzu..
Poprawka przyszła następnego dnia. Faktura ze skanu wiąże się teraz tylko z fakturą wystawioną w ciągu 120 dni od daty na karcie. Nie ma w tej liczbie magii. Baza może trzymać dokumenty z dwudziestu i więcej lat, a szansa, że skan dotyczy faktury sprzed czterech miesięcy, jest naprawdę mała. Rozsądniej jest ograniczyć poszukiwania niż przekopywać całą historię i liczyć, że trafi się właściwy dokument. A jeśli jakaś faktura nie zmieści się w oknie, zawsze można ją powiązać ręcznie, więc ten warunek to nie wyrok. Powiązania z poprzedniej wersji, które łamały tę zasadę, aplikacja sama odpięła i poprawiła.
Ciekawsze było to, co ta poprawka pociągnęła za sobą. Okno czasowe działa tylko wtedy, gdy data na karcie jest pewna. Dlatego wszystkie dokumenty dostały jedno pole daty: przy fakturach to data wystawienia, przy pozostałych data pisma, a przy skanach aplikacja podpowiada ją z pliku. Numer przestał wystarczać sam, więc data musiała stać się równie ważna jak on.
Kilka dni później doszła jeszcze jedna rzecz z tej samej rodziny: ostrzeżenie, gdy dokument o tym numerze od tego samego kontrahenta jest już w obiegu. Ostrzeżenie, nie blokada. Skoro numer nie jest unikalny, nie wolno go traktować jak klucza. Ale można go traktować jak sygnał, że coś warto sprawdzić.
Księgowa nie pomyli faktury z zeszłego roku z tegoroczną, bo patrzy na datę, zanim w ogóle o tym pomyśli. Program porównuje tylko to, co mu każesz. To samo dotyczy każdego, kto szuka dokumentu po numerze, czy to człowieka z wyszukiwarką, czy agenta AI: pierwsza pasująca odpowiedź nie musi być tą właściwą.